- Beschaffungsmanagement öffentl. Organisationen

► Beschaffungsmanagement öffentl. Organisationen
Ziele des Beschaffungsmanagements und mögliche Zielkonflikte

a) Ziele:
-Qualitätssicherung
-Kostengünstigkeit
-Liquiditätsziel
-Gewährleistung der Lieferfähigkeit

b) Zielkonflikte:

• Qualitätssicherung vs. Kostengünstigkeit: schwer miteinander zu vereinbaren, qualitativ hochwertige Materialien zu niedrigen Preisen
• Liquiditätsziel vs. Gewährleistung der Lieferfähigkeit: hoher Lagerbestand (gebundenes Kapital), aber wenige Fehlmengenkosten
• Lieferfähigkeit vs. Qualitätssicherung: hohe Lagerbestände, aufgrund langer Lagerzeit evtl. veraltet oder nur noch bedingt nützlich

► Materialklassifikation- ABC Analyse
Verfahren zur Klassifizierung und Gewichtung einer Menge von Objekten

Aufteilung in drei Klassen:
1.) A-Güter: wichtig, wertmäßig hoher Anteil an Beschaffungsvolumen (z.B. 20% der Waren machen 80% des Einkaufsvolumen aus)
2.) B-Güter: mittelwichtig, mittlerer Anteil (z.B. 30% der Waren machen 15% des Einkaufsvolumen aus)
3.) C-Güter: weniger wichtig, geringer Anteil (z.B. 50% der Waren machen 5% des Einkaufsvolumen aus)
Lorenzkurve: Steigung = Wichtigkeit von den Produkten Nutzen:
-Beurteilung welche Materialen welchen Wert und zahlenmäßigen Stellenwert im
gesamten Beschaffungswesen einnehmen

• Übersichtlichkeit der Ergebnisse und einfach Darstellung

Kritik:

• Fokus liegt allein auf dem Beschaffungswert, alle andere Kriterien bleiben unberücksichtigt
• Substiutionsbeziehungen bleiben unberücksichtigt, ein A-Gut könnte leicht ersetzbar sein, ein c-Gut kaum
  -Komplementaritätsbeziehungen bleiben unberücksichtigt, z.B. gemeinsame Verarbeitung zweier Güter z.B. Druck und Druckerpatrone
  -Abhängigkeit vom Fremdbezug

► Optimale Bestellmenge

• Ermittlung der Bestellmenge, die je Beschaffungsakt für den Betrieb am günstigen ist

A: Einkaufskosten sinken pro Stück bei größer werdender Bestellmenge aufgrund von Mengenrabatten und der Verteilung der bestellfixen Kosten auf mehr Werkstoffe

B: Aufbewahrungskosten steigen je Stück bei größer werdender Bestellmenge, da jedes Stück den Lagerplatz im Schnitt länger beansprucht und das Kapital gebunden ist

A+B: Summe auf Einkaufs- und Aufbewahrungskosten am geringsten, Minimum der Gesamtstückkostenfunktion

Beispiel:
Optimale Bestellhäufigkeit: Jahresverbrauch des Materials / Bestellmenge des Materials

► Zeitpunkt der Beschaffung
Grundlegende Formen der Beschaffung:

• Einzelbeschaffung im Bedarfsfall
• Just in Time
• Beschaffung auf Vorrat (Vorratshaltung)

► Vorratsplanung (Lagerhaltung)
Notwendigkeit:

• Lieferverzögerungen
• ermittelte Bedarf (durch Bedarfsplanung) weicht vom tatsächlichen Verbrauch/Bedarf an Repetierfaktoren bzw. Werkstoffen ab

Bestandsgrößen:
Meldebestand

• Bei Unterschreitung wird eine Bestellung ausgelöst, der noch vorhandene Bestand reicht zur Überbrückung aus, bis neue Ware eintrifft (berücksichtigt aber keine Lieferverzögerungen oder einen höheren Verbauch/Tag)
  Eiserner Bestand

-zusätzlicher Bestand, der unterhalb des Meldebestands liegt, gleicht Lieferschwierigkeiten oder eine Produktionssteigerung aus

• wird i.d.R. nicht in der Produktion eingesetzt
  -gebundenes Kapital, verursacht Kosten vermeidet aber Fehlmengenkosten Sicherheitsbestand:
• Differenz des Lagerbestands über dem ermittelten Bedarf in einer Planperiode auf Grundlage einer stochastischen Berechnung des Verbrauchs

► Bestellpolitik: Bestellpunktverfahren vs. Bestellrhythmusverfahren

a) Bestellrhythmusverfahren

• Lagerbestand wird nach einer feststehender Zeitspanne t bis zu einem ebenfalls feststehenden Bestand s wieder aufgestockt
• q ist demzufolge variabel, nur bei konstantem Verbrauch sinnvoll.

Beschaffungsmanagement öffentlicher Organisationen

Öffentliche Ausschreibung als offenes EU-Vergabeverfahren

• bestimmtes Vergabeverfahren in Aufträgen im Wettbewerb
• Staat oder Kommune bzw. Behörde macht bestimmten Bedarf deutlich und fordert potentielle Anbieter ein. ein Angebot zu unterbreiten
• Zweck: wettbewerbsbasierte Preisermittlung, gewährleistet, dass das Preis- Leistungsverhältnis beim gewünschten Produkt (z.B. Bauwerk) möglichst optimal ist und dadurch nicht zu Lasten der Steuerzahler geht (Vermeidung von Vetternwirtschaft, bei nicht existenten Marktpreisen)
• jedes UT kann innerhalb fester Zeitspanne ein Angebot abgeben

Beschränkte Ausschreibung

• nicht für jeden Anbieter möglich, Kreis der Bieter wird nach bestimmten Kriterien begrenzt, nicht offenes Verfahren
• wenn öffentl. Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis gehabt hat
• wenn öffentl. Ausschreibung aus anderen Gründen (z.B. Geheimhaltung) unzweckmäßig ist

Freihändige Ausschreibug:

• es erfolgt keine Ausschreibung
• Auftragsvergabe erfolgt nach freiem Ermessen der Beschaffungsstelle
• wenn beschränkte o. öffentl. Ausschreibung unzweckmäßig ist, besonders wenn für die Leistung auf besonderen Gründen (z.B. Patentschutz) nur ein bestimmtes UT in Betracht kommt, wenn kein annehmbares Ergebnis, wenn Leistung besonders dringlich

Kapitel 6 - Produktionsmanagement öffentlicher Organisationen
► Standortwahl

Sonderheiten für den öffentl. Sektor:

• Erreichbarkeit für Bürger-Mitarbeiterschaft
• Bodenbezogene Standortparameter (z.B. Grundstückkosten)

► System der Produktionsfaktoren
Elementarfaktoren (sachlicher Input)

• Betriebsmittel: verwendete Anlangen und Gegenstände, nicht Bestandteil des Outputs
  z.B. Grundstücke, Maschinen

• Objektbezogene (ausführende) Arbeitsleistung: Menschliche Arbeit, unmittelbar am Arbeitsgegenstand

• Werkstoffe: werden durch Be- und Verarbeitung zum Bestandteil des Outputs
  —> Rohstoffe: Hauptbestandteil des Produkts
  —> Hilfsmittel: Nebensächlicher Bestandteil
  —> Betriebsstoffe: nicht Bestandteil des Outputs, werden verbraucht (z.B. Strom, Schmiermittel), notwendig
  Dispositiver Faktor (leitende Arbeitsleistung):
• (Führungs-)tätigkeiten des Geschäfts- und Betriebsleitung
• Planung, Steuerung, Organisation

Elementare Kostenverläufe

a) Gesamtkosten: Fixe + Variable Kosten
b) Fixkosten: produktionsunabhängig z.B. Gehälter, Mieten, Zinsen
c) Variable Kosten: produktionsabhängige Kosten, je mehr ich produziere, desto höher sind die Kosten z.B. Strom, Rohstoffe
d) Stückkosten/Durchschnittskosten: Kosten, die durchschnittlich auf eine Produktionseinheit anfallen

• Gesamte Stückkosten: Gesamtkosten/prod. Menge
• fixe Stückkosten: Fixe Kosten/prod. Menge
• variable Stückkosten: Variable Kosten/prod. Menge
  c) sprungfixe Kosten: zwischen variablen und fixen Kosten stehende Kostenkategorie, treppenförmige Kostenfunktion (Kostenverlauf), beobachtbar bei Beschäftigungsänderungen, wenn es bei Beschäftigungszunahme durch die Einstellung zusätzlicher Arbeitskräfte zu sprunghaft in die Höhe steigende fixe Kosten kommt

d) Fixkostendegression: Abnahme der anteiligen fixen Kosten pro Stück bei steigender Ausbringungsmenge
e) Grenzkosten: Kosten, die durch die Erstellung einer zusätzlichen Leistungseinheit über die bisherigen Kosten hinaus entstehen —> um wie viel verändern sich die Kosten, wenn ein zusätzliches Stück produziert wird?

• gesamte Stückkosten nähern sich bei Erreichen eines hohen Beschäftigungsgrades den variablen Stückkosten an, da die fixen Stückkosten bei großer Produktionsmenge kaum mehr ins Gewicht fallen