Strategien das Zeitmanagement. Zu den üblichen Strategien gehört die Aufgaben nach Dringlichkeit abzuarbeiten, große Aufgaben in Teilaufgaben aufzuteilen. Und Aufgaben an andere abzugeben (Delegieren). Es ist im Allgemeinen sinnvoll, sich einen Tagesplan zu machen, der sämtliche Aufgaben und Zeit für zusätzliche, spontan anfallende Arbeiten enthält. Das Abhaken erledigter Aufgaben ist eine Erfolgskontrolle und ein wichtiges Mittel zur Motivation im Zeitmanagement. Die ABC-Analyse. In der ABC-Analyse ordnen wir die Produkte oder Kunden nach ihrer Wichtigkeit für uns. Wir fangen dabei mit dem für uns wichtigstem Kunden an und gehen dann zum unwichtigsten. Mit der ABC-Analyse ist es möglich das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen, Rationalisierungsschwerpunkte zu setzen, unwirtschaftliche Anstrengungen zu vermeiden und die Wirtschaftlichkeit zu steigern. Diese Methode ist in den 50er Jahren in den USA entstanden und ist sehr effizient. Heute gibt es praktisch kein einziges Unternehmen in der Welt, das sie nicht anwendet. Die ALPEN-Methode Ist vergleichsweise einfach und braucht wenige Minuten zur Erstellung eines konkreten Tagesplans. • Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren • Länge schätzen • Pufferzeiten einplanen • Entscheidungen treffen • Nachkontrolle Eisenhower-Prinzip Dabei werden Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in einer Tabelle geordnet, unwichtige Aufgaben werden aussortiert. So können wichtige und dringliche Aufgaben sofort bearbeitet werden. Das hilft vor allem Kraft zu sparen und die dringlichsten aufgaben sofort zu bearbeiten. Parkinsonsche-Gesetze Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie Zeit für diese vorhanden ist. Das heißt, dass wenn wir viel Zeit für eine Aufgabe haben sich viel mehr arbeiten lässt. Wenn wir gar keine Zeit haben so lässt sich auch nicht viel arbeiten, sprich es wird sich die Arbeit nicht ausdehnen. Jeder Angestellte wünscht, die Zahl seiner untergebenen nicht jedoch die Zahl seiner Rivalen zu vergrößern. Angestellte schaffen sich gegenseitig Arbeit. Die Parkinsonschen Gesetze drücken deutlich das aus, was im Büro passiert. Zeit ist demnach ein wichtiger Faktor, der unmittelbar auf uns wirkt. Arbeit ist somit ein Produkt aus mehreren Faktoren zu denen Zeit auch gehört. Es lässt sich beliebig in Formeln ausrechnen, wie sich die Arbeit ausdehnen wird. Und wie wir die Zeit sinnvoll einsetzen können. Dieser Faktor Zeit schränkt somit unsere Arbeit ein, Arbeit lässt sich nicht beliebig ausdehnen, sondern ist in klare Grenzen eingeteilt. Daraus lässt sich schlussfolgern, dass Arbeit etwas ist, was knapp bemessen ist und mit dem man genau kalkulieren muss. Priosrisierung Priorisierung bedeutet nicht nur das Aufstellen einer Priorität, was aber zweifellos eines der wichtigsten Bedeutungen dieser Methode ist. Sondern es bedeutet auch, dass man sich ein klares Ziel setzt. Priorität ist Latein und bedeutet; das Vorrecht oder das Erstrecht und so muss man auch entscheiden, welche Kunden oder Aufgaben das Vorrecht vor anderen haben. Das heißt, dass sie vor den anderen bedient werden. Dieses ist vor allem da wichtig, wenn es nur noch wenig Zeit (bei Kunden aus anderen Gründen)bleibt, aber auch wenn besondere Projekte hervorgehoben werden müssen. Überhaupt kann man im Leben nichts gleichsetzen, jedes Ding oder Lebewesen ist auf seine Weise einzigartig. Diese philosophische Annahme ist vor allem beim Thema Zeit sehr wichtig, da wir nämlich, wenn wir über Zeit reden, ein höchst philosophisches Feld betreten. Zeit ist zählen, zählen von Momenten, zählen von Monden. Wir sind praktisch in ein kosmisches Zahlenwerk eingebunden und müssen in diesem klarkommen, das uns faktisch zu seinen Sklaven macht, die sich daraus kaum befreien können. Aber zurück zur Priorisierung die, wie ich schon sagte, einzigartige Kunden oder Aufgaben hervorhebt und ihnen den Vorzug vor anderen gibt. Dies bedeutet aber auch gleichzeitig, das man sich ein Ziel setzt, also sprich einen Weg einschlägt (da hin geht es), das ist mir wichtig vor anderen, das andere wird bei Seite geschoben und diese Kunden werden priorisiert. Gleichzeitig aber mit einem Ziel muss ein Weg entstehen, den es zu durchschreiten gilt. Denn nichts entsteht sofort, sprich ohne einen Prozess der Herstellung oder der Reife zu durchlaufen. Daher ist es bei der Priorisierung wichtig sich auf den Kunden oder die Aufgabe einzustellen. Denn man muss sich vor Augen halten, dass man somit jetzt ein Ziel hat und nicht nur einfach darauf los arbeitet. Priorisieren also muss wohlüberlegt sein. Natürlich ist diese Aufgabe die wichtigste an der man am meisten verdienen kann. Aber Vorsicht es können sich tückische Fallen bei dieser Überlegung verstecken. Denn nicht alle Aufgaben die auch das meiste abwerfen lassen sich auch realisieren. Ist es nicht viel klüger erreichbare Aufgaben aufzunehmen und in einer überschaubaren Zeit zu erreichen als eine Große und unerreichbare. Ist es nicht viel besser für die Motivation und für die Geldbörse? Wir verstehen uns aber auch als höhere Wesen, Wesen die dem Paradies entsprungen sind. Daher ist es wichtig nicht nur an das Materielle, sondern auch an das Übermaterielle zu denken, sprich an edlere Ziele. Dieses muss bei der Priorisierung auch bedacht werden. Überhaupt darf man sich nicht einengen lassen von Macht und Geld die ja an sich auch sehr eitle und weltliche Ziele sind, viel mehr sollte man danach streben sich selbst zu verwirklichen und an das wohl seiner Mitmenschen denken. Denn was nützt einem alles Geld der Welt, wenn man krank ist und keine Zeit hat es zu genießen. Und genau dieses kann passieren, wenn man nicht an die eigene Verwirklichung denkt und sich für Millionen und aber Millionen abschuftet. Wichtig ist auch zu bemerken dass die Zeit auch hier eine sehr wichtige Rolle spielt, nämlich die des Kriteriums, nach dem ausgewählt wird. Denn für eine Aufgabe, für die ich viel Zeit brauche, für eine Solche Aufgabe muss ich mir auch einen angemessenen Platz in meiner Aufgabenliste aussuchen. Kanban-Tafel Diese Methode ist sehr hilfreich bei jeder Art von Aufgabe. Und sie funktioniert wie folgt. Man macht sich drei Tafeln oder Zonen auf einem weißen Brett, die unterteilt sind in drei Bereiche. Zu tun, in Arbeit und erledigt. So lässt sich feststellen wie weit man mit jedem Auftrag ist. Das fördert die Motivation und steigert die Produktivität ungemein. Außerdem muss man bedenken, dass nur wenig Zeit für eine Aufgabe bleibt und man so sehr schnell handeln muss. To-do-Listen Stellen wir uns einen einfachen Einkaufszettel vor, der in Fleisch, Fisch oder Gemüse unterteilt. Diese einfache Einkaufsliste kann man schon als eine To-do Liste bezeichnen. Wir trennen nicht nur nach Wichtigkeit, sondern auch nach Status des Fortschritts und wir unterteilen nach Bearbeitern des ganzen. Zu dem kommt noch eine genaue Zeitangabe des Starts und des Finishes der Aufgabe hinzu . Wichtig hierbei ist die Unterscheidung zur Kanban-Tafel die lediglich den Status der Aufgabe markiert nicht aber den ganzen Prozess. Hier werden alle wichtigen Daten gesammelt und auf Aktualität überprüft. Mind-Map bezeichnet eine Methode mit der sich bequem Informationen aufbereiten und ordnen lassen. Dabei gehen wir vom Brainstorming aus und zeichnen dann einen Baum mir vielen Zweigen an denen dann die einzelnen Begriffe gesammelt werden. Wichtig ist dabei die Idee, die im Vordergrund steht. Mit diesem Prinzip lassen sich bequem Vorträge oder Referate planen und so viel Zeit sparen. Zu bedenken ist dabei, dass das Mindmapping nach langen psychologischen Studien erfunden wurde und so zu einem schnellen und konsequenten Ergebnis führen kann. Mindmapping ist nicht nur eine Methode zum Sammeln von Informationen. Mindmapping soll den Menschen dazu erziehen freier und schneller zu denken, konsequenter mit seiner Zeit umzugehen. Somit wird jeder Gedanke jeder Denkanstoß aufgeschrieben und weitergedacht. Mengen von Informationen passieren an uns jeden Tag vorbei. Viele von diesen gehen verloren, aber wie viel mehr könnten wir erreichen in dem wir diese Informationen aufbereiten und in einem Mind-Map für uns ordnen. Mindmapping soll also jedenfalls das kognitive Leistungsvermögen des einzelnen fördern und zu einem eigenständigeren denken führen. Jede Strategie oder Methode des Zeitmanagements soll natürlich Zeit für den Arbeiter sparen, das ist beim Mindmapping nicht anders und so muss man versuchen jedes Mindmap so zu gestalten, das es einem auch wirklich etwas bringt. Jedes System hat natürlich Fehler und so ist es beim Mind-Map nicht anders. Diese gilt es zu erkennen und zu korrigieren. Jeder Gedanke muss somit sofort erfasst werden und man darf nicht zögern. Somit ist zu überlegen, ob und wann es sich wirklich lohnt, denn nur ein zielstrebiges und geordnetes Arbeiten führt auch wirklich ans Ziel.